Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Graduiertenzentrum Medizin der Medizinischen Fakultät Düsseldorf
bei der Anmeldung von Promotionsvorhaben und der Durchführung von Promotionsverfahren sowie der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO) nach.

Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen
(https://www.uni-duesseldorf.de/home/footer/datenschutz.html ).
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „Personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

Verantwortlich für die Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten sowie von Audio-/Bild- und Videoaufnahmen (im Folgenden Aufnahmematerial) ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10000
www.hhu.de

1.2. Ansprechpartner für die Datenverarbeitung
Medizinisches Dekanat
Graduiertenzentrum Medizin
Dr. Ursula Kessen
Moorenstraße 5, 40225 Düsseldorf
Gebäude: 17.11, Etage/Raum: 03.11
Tel.: +49 211 81-08283
E-Mail: medRSD(at)hhu.de

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail:
Tel.: 0211 81 13060
www.hhu.de/datenschutz

2.1 Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten bei der Anmeldung Promotionsvorhaben und der Durchführung von Promotionsverfahren

Im Rahmen der Anmeldung von Promotionsvorhaben und der Durchführung von Promotionsverfahren durch das Graduiertenzentrum Medizin werden zu verschiedenen Zwecken personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Dafür verwenden wir die Software Machform von Appnitro, die auf den Servern der HHU (ZIM) gehostet wird.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Promovierenden und von Betreuungspersonen:

• Bei der Anmeldung eines Promotionsvorhabens erfassen wir folgende personenbezogene Daten:
  Titel, Vorname, Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Akademischer Abschluss, Namen und Kontaktdaten der Betreuungspersonen
• Bei der Einreichung des Zulassungsantrag erfassen wir folgende personenbezogene Daten:
  Titel, Vorname, Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Bildungsweg, Akademischer Abschluss, Namen und Kontaktdaten der Betreuungspersonen

2.2 Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen im Graduiertenzentrum Medizin sowie zu den Zwecken der Verarbeitung
Im Rahmen der Organisation und der Durchführung von Workshops und Veranstaltungen werden zu verschiedenen Zwecken personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmer:innen:

• Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation der Veranstaltung.
  Bei der Anmeldung werden von Ihnen Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zum Graduiertenzentrum Medizin/medRSD sowie IP-Adresse und Zeitpunkt der Anmeldung gespeichert. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln sowie für die interne Organisation unserer Veranstaltung und die Abrechnung der Veranstaltung. Nach Abschluss der Veranstaltung erhalten Sie eine personalisierte (Titel, Vorname, Name) Teilnahmebescheinigung. Zu Verwaltungszwecken der Daten nutzen wir die Hochschulcloud sciebo.
• Für die Durchführung der virtuellen Veranstaltungen nutzen wir die Videokonferenzsysteme Webex, Zoom bzw. alternativ jitsi Meet. Bei deren Nutzung werden personenbezogene Daten von Ihnen (Sprache, Bild und Ihr Name, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben) durch diese Software verarbeitet. Darüber hinaus werden weitere Daten von Ihnen gespeichert die technisch notwendig für die Durchführung der Videokonferenz sind. Genaueres können Sie der Datenschutzerklärung zu Webex von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. Zoom https://zoom.us/de-de/privacy.html oder jitsi Meet https://jitsi.org/meet-jit-si-privacy/ entnehmen.
• Wir führen Ihren Vornamen, Namen, E-Mail-Adresse und die Zugehörigkeit zum Graduiertenzentrum Medizin /medRSD in einer Teilnehmerliste, die wir an die Dozierenden für die Durchführung der Veranstaltung weitergeben.
• Unsere Veranstaltungen werden über das System Evasys evaluiert. Dazu erhalten Sie einen Link oder QR-Code. Die Datenschutzinformationen zu Evasys finden Sie hier.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Dozent:innen

Wenn wir Sie als Dozent:in zu der Veranstaltung eingeladen haben, verarbeiten wir Ihre Daten bei Ihrer Zustimmung wie folgt:

• Wir nehmen Ihren Titel, Vor- und Nachnamen in das Programm auf.
• Das Programm sowie die Programminhalte der Veranstaltung werden über den Internet-Auftritt der HHU veröffentlicht.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten und der Anfertigung und Veröffentlichung des Aufnahmematerials bei virtuellen Veranstaltungen
Die Erhebung personenbezogener Daten zu den angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO. Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen drücken Sie mit dem Einschalten des Buttons „Ich stimme zu“ ausdrücklich Ihre Einwilligung an der Teilnahme und der damit einhergehenden Verarbeitung Ihrer Daten aus. Der Umfang der Teilnahme an der Veranstaltung obliegt Ihrem Ermessen. Bei virtuellen Veranstaltungen willigen Sie mit dem Einschalten der Kamera bzw. Ihres Mikrofons konkludent ein, dass Ihre Sprache und Ihre Bilder während der Veranstaltung von Ihnen verarbeitet werden. Sie können freiwillig Angaben im Chat machen. Die Teilnahme an der Veranstaltung sowie das Einschalten der Kamera und des Mikrofons erfolgen freiwillig. Es entstehen Ihnen keine Nachteile, falls Sie diese Teilnahmeformen nicht wählen. Die Rechtsgrundlage für die Abrechnungsdaten für Teilnehmende der Medizinischen Fakultät ist Artikel 6 Absatz 1 lit c DSGVO in Verbindung mit dem HGB/AO.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir nicht an Dritte mit Ausnahme der unter 2.2 genannten Daten, die an den Betreiber der genannten Videoplattform weitergegeben werden. Zur Abrechnung der Teilnahmekosten von Wissenschaftler:innen aus anderen Fakultäten reichen wir die von Ihnen unter 2.2. genannten Daten an die jeweilige Einreichung [PB2] weiter, um zu dokumentieren, dass die jeweiligen Personen an der Veranstaltung teilgenommen haben.

Wir weisen darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben. Bei der Plattform der Videokonferenz handelt es sich um Webex bzw. ZOOM oder Jitsi Meet. Diese Unternehmen haben Zugriff auf Ihre Daten. Da es sich um amerikanische Firmen handelt, besteht kein der EU entsprechendes angemessenes Schutzniveau. Ergänzende Informationen sind der Datenschutz-Policy von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html , von ZOOM https://zoom.us/de-de/privacy.html bzw. jitsi Meet https://jitsi.org/meet-jit-si-privacy/ zu entnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zwei Jahre nach Ende der Veranstaltung aus dem Anmeldeformular MachForm gelöscht. Sie werden vorher gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Ausgenommen sind die unter Zweck 2.1 und 2.2 genannten Daten, die im Rahmen der Promotion 50 Jahre und zu Abrechnungszwecken 10 Jahre aufbewahrt werden.

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist der

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail:

Wir wären Ihnen allerdings dankbar, wenn Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden, siehe Ziffer 1.3. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.
Stand Juli 2021